Objet
Les présentes conditions générales d'utilisation (les « Conditions ») définissent les conditions dans lesquelles E-GBAVOU met le service Cotendly à la disposition des organisations clientes et de leurs utilisateurs, ainsi que les engagements réciproques des parties.
Cotendly est une solution de gestion du temps de travail et des absences. Elle permet à une organisation d'enregistrer la présence de son personnel sur ses lieux de travail, de calculer le temps travaillé, de traiter les demandes de correction, de congé et d'absence, et de produire les relevés destinés à la paie.
Éditeur et hébergement
Le service Cotendly est édité par E-GBAVOU SARL, société à responsabilité limitée immatriculée au registre du commerce et du crédit mobilier de Cotonou sous le numéro RB/COT/20 B 27339, identifiant fiscal unique 3202011579458, dont le siège est situé Îlot 3194, parcelle B, quartier Agla, Cotonou, République du Bénin.
Le directeur de la publication est M. Emmanuel GBAVOU, gérant de la société.
E-GBAVOU peut être jointe par courrier électronique à l'adresse contact@e-gbavou.com ou par téléphone au +229 01 97 62 85 04.
Le service est hébergé par OVH SAS (OVHcloud), 2 rue Kellermann, 59100 Roubaix, France, dans son centre de données de Gravelines (France).
Définitions
« E-GBAVOU » désigne l'éditeur du service, désigné ci-après par « nous ».
« Organisation » désigne l'entreprise, l'administration ou l'association qui souscrit au service pour son personnel.
« Propriétaire » désigne la personne qui active le compte de l'organisation et la représente auprès d'E-GBAVOU.
« Utilisateur » désigne toute personne qui accède au service au sein d'une organisation : le propriétaire, les administrateurs RH, les responsables et les salariés. L'utilisateur est désigné ci-après par « vous ».
« Charte » désigne la charte de protection des données personnelles que chaque utilisateur lit et accepte dans l'application avant le premier usage.
Acceptation et opposabilité
Le propriétaire accepte expressément les Conditions et la politique de confidentialité, au nom de l'organisation, lors de l'activation de son compte. Cette acceptation est enregistrée avec le numéro de version et la date des textes acceptés.
L'utilisation du service par un utilisateur vaut acceptation des Conditions dans leur version en vigueur.
Chaque version des Conditions est identifiée par un numéro et une date, indiqués en tête du présent texte.
Accès au service et comptes
L'organisation crée les comptes de ses utilisateurs et leur attribue un rôle. Chaque utilisateur n'accède qu'aux informations que son rôle autorise.
Les identifiants d'un utilisateur sont strictement personnels. Il en assure la confidentialité, ne les communique à personne et informe sans délai le service RH de son organisation de toute perte, de tout vol ou de toute utilisation non autorisée de son téléphone ou de ses identifiants.
L'organisation veille à désactiver le compte d'un utilisateur qui la quitte.
Pointage et contrôles
Sur un site, le pointage s'effectue sur place, par le scan du code QR du site avec le téléphone enregistré de l'utilisateur, ou à la borne du site au moyen de son matricule et de son code PIN. Chaque pointage est horodaté et rattaché au compte de l'utilisateur. Un pointage enregistré n'est jamais réécrit : une correction s'y ajoute, et l'heure d'origine est conservée.
Selon les réglages de l'organisation, le service peut reconnaître les entrées et sorties de l'utilisateur dans la zone de son site pendant son poste, avec son accord, et lui demander de confirmer sa présence. Ces fonctions, leurs limites et les données qu'elles traitent sont décrites dans la charte et dans la politique de confidentialité.
Aucune décision produisant des effets à l'égard d'un utilisateur n'est prise sur le seul fondement d'un traitement automatisé. Les heures calculées par le service servent de base aux décisions de l'organisation, qui demeurent les siennes.
Engagements de l'organisation
L'organisation est responsable du traitement des données personnelles de ses utilisateurs. À ce titre, elle :
informe préalablement son personnel de l'utilisation de Cotendly, des fonctions qu'elle active et de leurs finalités, notamment par la charte ;
accomplit les formalités qui lui incombent auprès de l'autorité de protection des données compétente, au Bénin par l'engagement de conformité à la décision de l'Autorité de Protection des Données à caractère Personnel (APDP) ;
utilise le service dans le respect du droit du travail et de la législation sur la protection des données qui lui sont applicables ;
veille à l'exactitude des informations qu'elle saisit et répond des décisions qu'elle prend à partir des données du service.
Engagements de l'utilisateur
L'utilisateur utilise le service de bonne foi, pour son propre compte et conformément à sa destination.
Il pointe pour lui-même et uniquement pour lui-même. Pointer pour le compte d'un tiers, prêter son téléphone ou ses identifiants, ou fausser sa position au moyen d'une application de localisation fictive constitue un usage frauduleux du service. Un pointage effectué avec une position simulée est refusé et signalé à l'organisation.
Il s'interdit toute tentative d'accès non autorisé au service, à ses données ou à celles d'une autre organisation.
Protection des données personnelles
L'organisation est responsable du traitement des données de ses utilisateurs. E-GBAVOU agit en qualité de sous-traitant : elle traite ces données pour le compte de l'organisation, sur ses seules instructions et pour la seule fourniture du service, et ne les utilise jamais pour son propre compte.
Les traitements, leurs finalités, leurs durées de conservation et les droits des personnes sont décrits dans la politique de confidentialité, accessible à l'adresse cotendly.com/privacy, et dans la charte présentée à chaque utilisateur dans l'application.
Programme pilote
Le programme pilote est une offre de lancement. Il est réservé aux organisations qui rejoignent Cotendly lors de sa mise en service et n'est ouvert que pendant les trois premiers mois qui suivent celle-ci, soit jusqu'au 18 février 2027. Aucun nouveau pilote n'est proposé après cette date : une organisation qui rejoint Cotendly ultérieurement souscrit directement une offre payante.
Un pilote dure trois mois à compter de son démarrage. Il est gratuit et sans engagement. À son terme, l'organisation choisit de poursuivre en souscrivant une offre payante ou de mettre fin à son utilisation du service ; dans ce second cas, l'article 14 s'applique.
Disponibilité du service
E-GBAVOU met en œuvre les moyens raisonnables pour assurer l'accès au service et sa continuité. Le service peut être interrompu pour des opérations de maintenance, qu'E-GBAVOU s'efforce de programmer en dehors des heures de travail habituelles.
Un pointage effectué sans réseau sur l'application mobile est conservé sur le téléphone et transmis dès le retour de la connexion ; l'heure retenue est celle du geste. La borne de pointage nécessite une connexion au réseau.
Propriété intellectuelle
Le service Cotendly, ses logiciels, ses interfaces, ses marques et ses contenus sont la propriété exclusive d'E-GBAVOU. Les Conditions confèrent à l'organisation et à ses utilisateurs un droit d'utilisation personnel, non exclusif et non cessible, limité à la durée de la souscription.
Les données saisies dans le service restent la propriété de l'organisation.
Responsabilité
Cette partie est en cours de rédaction avec notre conseil juridique.
Fin d'utilisation et restitution des données
L'organisation peut mettre fin à son utilisation du service à tout moment. E-GBAVOU peut suspendre ou fermer l'accès d'une organisation ou d'un utilisateur qui méconnaît gravement les Conditions, après l'en avoir informé, sauf urgence liée à la sécurité du service.
À la fin de l'utilisation, les données de l'organisation lui sont restituées sur demande, dans un format exploitable, pendant un délai de 30 jours. Elles sont ensuite effacées ou anonymisées, à l'exception de celles que la loi impose de conserver, qui le sont pour la durée prévue par la politique de confidentialité.
Modification des Conditions
E-GBAVOU peut modifier les Conditions. Toute modification donne lieu à une nouvelle version numérotée et datée, publiée à la présente adresse et présentée à nouveau au propriétaire de chaque organisation avant de s'appliquer.
Droit applicable et juridiction
Les Conditions sont régies par le droit de la République du Bénin.
En cas de différend relatif à leur interprétation ou à leur exécution, les parties recherchent d'abord une solution amiable. À défaut d'accord, le différend est porté devant les juridictions compétentes de Cotonou.
Contact
Pour toute question relative aux Conditions : E-GBAVOU, contact@e-gbavou.com.
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