Politique de confidentialité

Responsable du traitement et sous-traitant

L'organisation qui utilise Cotendly est responsable du traitement des données de son personnel : elle détermine les finalités et les moyens des traitements et répond de leur conformité.

E-GBAVOU SARL, dont le siège est à Cotonou (Bénin), édite Cotendly et agit en qualité de sous-traitant. Elle traite ces données pour le compte de l'organisation, sur ses seules instructions et pour la seule fourniture du service ; elle ne les utilise jamais pour son propre compte.

E-GBAVOU est responsable du traitement des données collectées par le site cotendly.com (article 11) et de celles qui concernent ses relations avec ses clients.

L'équipe d'E-GBAVOU n'accède aux données d'une organisation que pour assurer le fonctionnement, l'assistance et la sécurité du service. Chaque accès est motivé, limité à la consultation, borné à 60 minutes et enregistré.

Données traitées

Identité et coordonnées : nom, adresse électronique, téléphone, langue, contact d'urgence, photo si l'utilisateur en ajoute une.

Situation professionnelle : matricule, poste, équipe, responsable, site, type de contrat, horaire applicable, dates d'arrivée et de départ, identifiant de paie.

Temps de travail : pointages, journées, corrections, résultat de zone et distance, passages de zone si l'utilisateur les a acceptés, contrôles de présence.

Position : coordonnées relevées au pointage et lors de la réponse à un contrôle de présence (articles 4 et 5).

Congés et absences : demandes, décisions, soldes, périodes et justificatifs.

Documents RH : contrats, avenants, attestations.

Connexion et sécurité : téléphone enregistré, sessions actives, adresse IP, mot de passe et code PIN stockés sous forme hachée.

Cotendly ne collecte aucun numéro d'identification national, aucun diagnostic médical et aucune donnée biométrique.

Géolocalisation et suivi de zone

La position de l'utilisateur est relevée une seule fois par pointage, au moment du geste, pour vérifier qu'il se trouve dans la zone de son site. Elle est également relevée une fois lorsqu'il répond à un contrôle de présence.

Avec l'accord de l'utilisateur, et uniquement pendant son poste, l'application mobile utilise la localisation du téléphone en arrière-plan, y compris écran éteint, afin de reconnaître son entrée dans la zone de son site et sa sortie. Seuls ces passages et leur heure sont enregistrés, jamais sa position. Aucun suivi n'a lieu en dehors des heures de travail : ni les jours de repos, ni en congé. Aucun suivi n'a lieu non plus en télétravail ni pendant un trajet.

Cet accord est distinct de la charte. L'utilisateur le donne ou le refuse dans l'application, sans case cochée d'avance, et peut le retirer à tout moment dans Profil › Confidentialité › Suivi de zone. Le refuser ne l'empêche pas de pointer.

Cotendly n'enregistre aucun trajet ni aucun historique des déplacements.

Contrôles de présence

Pendant un poste sur site, et si l'organisation les a activés, Cotendly peut demander à l'utilisateur de confirmer sa présence. Par défaut, ces contrôles interviennent au plus quatre fois par journée, à des moments tirés au hasard, avec au moins 30 minutes d'intervalle. Aucun contrôle n'a lieu pendant une pause, en télétravail, en mission, pendant un trajet ou en dehors d'un poste.

L'utilisateur dispose de 2 minutes pour répondre et confirme avec la reconnaissance biométrique de son téléphone. Cette vérification est réalisée par le téléphone : aucune photo n'est prise, et aucune donnée du visage ou de l'empreinte n'est transmise à Cotendly ni à l'organisation. Seul le succès ou l'échec de la vérification est transmis, avec la position relevée au moment de la réponse.

Un contrôle resté sans réponse ne retire aucune heure et ne vaut pas absence. Il est examiné par une personne, qui motive sa décision.

Finalités et bases légales

Gestion du temps de travail : exécution du contrat de travail et respect des obligations de l'employeur en matière de durée du travail.

Vérification du lieu d'un pointage : intérêt légitime de l'employeur, limité au moment du pointage.

Suivi de zone pendant le poste : consentement de l'utilisateur, qu'il peut retirer à tout moment.

Contrôles de présence : intérêt légitime de l'employeur, dans les limites de l'article 5.

Gestion des congés et des absences, y compris leurs justificatifs : exécution du contrat de travail et obligations de l'employeur.

Profil, annuaire interne et badge : intérêt légitime de l'employeur à organiser le travail.

Journal des actions et sécurité du service : obligation de sécurité de l'employeur et de son sous-traitant.

Destinataires

Chaque utilisateur accède à l'ensemble de ses données. Son responsable et la hiérarchie au-dessus de lui accèdent aux données de temps de travail et d'absence de leur équipe. Le service RH et le propriétaire de l'organisation accèdent aux données de l'organisation, à l'exception de la position relevée lors d'un contrôle, réservée à l'utilisateur et au service RH.

Hors de l'organisation, les données ne sont communiquées qu'aux prestataires de l'article 8, pour leur seule mission, et aux autorités qui en font la demande dans un cadre légal. Elles ne sont ni vendues ni cédées, et ne sont jamais utilisées à des fins publicitaires.

Prestataires et transferts hors du Bénin

Les données sont hébergées en France, par OVHcloud, dans son centre de données de Gravelines.

E-GBAVOU fait appel aux prestataires suivants, chacun tenu par contrat à la confidentialité et à la sécurité des données qu'il traite :

OneSignal, pour l'envoi des notifications sur le téléphone : données stockées aux Pays-Bas, avec un accès possible depuis les États-Unis ;

Resend, pour l'envoi des courriels : courriels stockés aux États-Unis ;

Sentry, pour les rapports d'erreur techniques, en Allemagne : aucune donnée personnelle ne lui est transmise ;

un prestataire de support technique de l'application mobile, établi au Bénin, qui intervient dans les mêmes conditions que l'équipe d'E-GBAVOU.

Ces transferts hors du Bénin sont soumis à l'autorisation de l'Autorité de Protection des Données à caractère Personnel (APDP).

Un utilisateur qui choisit de se connecter avec son compte Google ou Apple voit seulement l'authenticité de ce compte vérifiée ; aucun traitement n'est confié à ces sociétés. Sur Android, le suivi de zone s'appuie sur les services de localisation de Google Play installés sur le téléphone ; Cotendly ne transmet aucune donnée à Google.

Durées de conservation

Pointages, journées, passages de zone, corrections, congés et absences, avec leurs justificatifs : 5 ans, durée retenue pour la preuve en matière de droit du travail.

Coordonnées relevées au pointage : 90 jours ; seul demeure ensuite le résultat, à savoir la présence dans la zone et la distance au site. Adresses IP : 90 jours au plus.

Contrôle de présence : son heure et son résultat sont conservés aussi longtemps que la journée à laquelle il appartient ; sa réponse, sa position, ses échanges et le motif de la décision sont effacés 60 jours après le contrôle.

Contrats et avenants : 5 ans après la fin du contrat. Attestations : 5 ans après la fin du contrat ou leur délivrance, selon la date la plus tardive.

Notifications : 12 mois. Copie des données remise sur demande : 30 jours après sa mise à disposition.

Preuve de l'acceptation des textes et du choix sur le suivi de zone : durée du compte, puis 5 ans. Journal des actions : 10 ans ; il ne contient aucune position.

À la clôture d'un compte, les données d'identité sont anonymisées : les données que la loi impose de conserver le restent, sans permettre d'identifier la personne.

Cookies

L'espace web des organisations n'utilise que des cookies nécessaires à la connexion et à la sécurité ; ils ne reposent pas sur un consentement. Aucun cookie de mesure d'audience ou de publicité n'est déposé.

« cotendly-session » : maintien de la session ; 120 minutes, ou 7 jours si l'utilisateur choisit de rester connecté.

« remembered_company » : mémorisation de l'organisation choisie à la connexion ; 30 jours.

« XSRF-TOKEN » : protection contre la falsification de requêtes ; durée de la session.

L'application mobile ne contient aucun outil d'analyse d'audience ni de rapport de plantage.

Le site cotendly.com

Le site cotendly.com ne dépose aucun cookie de suivi. Il mesure sa fréquentation de manière agrégée, sans cookie et sans identifier ses visiteurs ; c'est pourquoi aucun consentement n'est demandé.

Une demande d'inscription au programme pilote transmet à E-GBAVOU le nom, la fonction et les coordonnées de la personne, les informations relatives à son organisme et au pilote souhaité, son message éventuel et la date de son accord pour être recontactée, ainsi que la provenance de la visite : page d'origine, campagne indiquée dans le lien suivi et première page consultée.

Ces données ont pour seule finalité de répondre à la demande et de connaître le canal par lequel elle est parvenue. Elles reposent sur le consentement de la personne, sont enregistrées dans l'outil de gestion des contacts d'E-GBAVOU, hébergé sur ses propres serveurs, et les courriels qui s'y rapportent sont envoyés par Resend. Elles sont conservées 3 ans après le dernier échange. Le formulaire est protégé contre les envois automatisés par Cloudflare Turnstile.

Sécurité

E-GBAVOU met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles propres à garantir la confidentialité, l'intégrité et la disponibilité des données.

Les données de chaque organisation sont isolées de celles des autres dans la base de données. Les échanges entre les applications, le navigateur et les serveurs sont chiffrés. Les mots de passe et les codes PIN sont stockés sous forme hachée, et l'équipe d'E-GBAVOU s'authentifie avec un second facteur. Les accès sensibles sont inscrits dans un journal des actions protégé contre toute modification. Les serveurs sont hébergés dans un centre de données certifié ISO 27001.

En cas de violation de données présentant un risque pour les droits des personnes, l'organisation et l'APDP en sont informées, et les personnes concernées le sont directement si ce risque est élevé.

Droits des personnes et recours

Le Code du numérique reconnaît à toute personne concernée un droit d'accès à ses données, un droit de rectification, un droit d'effacement des données qui n'ont plus à être conservées et un droit d'opposition dans les cas prévus par la loi. L'accord donné au suivi de zone peut être retiré à tout moment, sans conséquence sur le droit de pointer.

Un utilisateur exerce ces droits depuis son profil dans l'application ou auprès du service RH de son organisation, responsable du traitement. Il reçoit un accusé de réception daté, puis une réponse sous 30 jours ; ce délai peut être porté à 90 jours, avec un motif. Une demande adressée à E-GBAVOU est transmise à l'organisation, qui y répond.

Pour les données du site cotendly.com, la demande s'adresse à E-GBAVOU, à l'adresse contact@e-gbavou.com.

Toute personne peut introduire une réclamation auprès de l'Autorité de Protection des Données à caractère Personnel (APDP) : rue 6.076, Aïdjèdo, Cotonou ; contact@apdp.bj ; +229 01 69 55 00 00.

Modification de la politique

Toute modification de la présente politique donne lieu à une nouvelle version numérotée et datée, publiée à la présente adresse.

Contact

Pour toute question relative à la présente politique : E-GBAVOU SARL, Îlot 3194, parcelle B, Agla, Cotonou, Bénin ; contact@e-gbavou.com.